リモート会議でのルールやマナーをわかりやすく解説！！

新型コロナウイルス禍、急速に広がりつつあるのが在宅ワークですね。会社に出勤することなくパソコンとネット環境が整っていれば自宅で出来るのがリモート（Web）会議です。

しかし、周りには自分しかいなく、相手と直接会って会話しないのがリモート会議で、ルールやマナーを理解していないと円滑なコミュニケーションがとれなくなります。

そこで、今回はリモート会議で注意すべきことや意識するべき点など、知っておきたい基本的なルールやマナーについてご紹介します。

リモート会議で気を付けたほうがいいこと！意外と知らないマナー！！

ほとんどの方が経験した事がない突然のリモート会議。ルールが分からず自宅で慌ててしまう方もいるでしょうね。事前にマナーと注意点を共有しておけば、会議もスムースにすすめることが出来ます。

そして、もっとも気を付けたいのが、会社の情報を自宅に持ち帰っているということです。機密情報の漏洩やウイルス感染など細心の注意を図ることが大切です

リモート会議を円滑にすすめるための７つの注意点を理解しておきましょう。

回線接続時のトラブル回避に事前に調整を行っておき安定した会議が出来るよう準備します。また、会議に必要な資料などは、出席者間で共有し事前に準備して確認しておきます。

自宅に会社の情報を持ち帰っています。リモート会議に出席する際は、セキュリティを万全に責任をもって漏洩を防ぐ準備が必要です。

リモート会議は周りに誰もいません。故に、上司や同僚とのフォローなども行いづらく、開催時間に遅れては会議が始められないのです。すぐ連絡がとれるような対策を考えておきましょう。

リモート会議は、複数人が同時に話を始めては音声が聞き取るのが困難というデメリットがあります。進行役を決めておき会議の目的や進行をはっきりさせることで、スムースに会議を進めることが出来ます。

また、進行役は進行の度に参加者の意見や確認の要望がないかを呼びかけることも大切です。

会議中はカメラを常にONにしておき、マイクはOFFの状態を保ちます。そして、発言の際マイクをONにして会話します。

このようにルールを決めておけば会話も聞き取りやすく、また、画面には常に相手が映っているので会話での反応も確認することが出来ます。

カメラを通して顔が認識出来ていても場合により表情が読み取りづらいのがリモート会議です。発言ははっきりしゃべり、多少くどくても言葉ではっきり伝えることが重要です。

通常の会議でも重要ですが、議題が終わったら必ず会議のまとめをおこなうことですね。リモート会議では内容の録画をとっておくと未参加者にも共有することが容易にできます。

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在宅ワークとは自宅でする仕事。知らないうちにやってしまっているマナー違反がたくさん潜んでいます。

■自分だけ、周りに人がいない意識を持つ

画面だけでコミュニケーションをとる意識をもつことが大切です。小さなリアクションでは伝わりづらく、大きなリアクションで相手に伝えるよう心がけます。

■相手の言葉を遮ることは決してしない

相手側の発言中は言葉を遮ってはいけません。タイミングを見計らい【発言の許可をとってから】話し始めるようにします。発言にも細心の注意が必要です。

■入退室のマナーを守る

リモート会議の席では、入退室はしっかり意思表示することが大切です。途中トイレなどでやむなく離席する場合にも、一言断ってビデオスイッチをOFFにするのもマナーです。

在宅ワークで最も気を付けたいのが、自宅で家族と一緒に過ごしながら仕事をしているということですね。自宅意識が強く、つい会社を忘れてしまう心の甘さが大失敗を招きます。

漏洩防止をしっかりしているつもりでも、無意識に機密情報を机に出しっぱなしは絶対NGです。自宅のWi-Fiにも不備がないか念には念を入れたセキュリティを必要とします。

個人のパソコン使用はすでに感染の恐れがあり「しまった！」は、もう手遅れに！！細心の注意でリモート会議に出席してください。

在宅ワークということで気が緩んでしまいがちです。あくまで仕事、出勤しているときと同じ意識をもって、服装やメイクに気を付けて、ふだん着やカジュアルな格好はNGです。

自宅にはペットがいる！？気を付けてください！ペットの出演はぜったいNGです。自宅にいてもここは会社と、職場意識をもってリモート会議に出席しましょう。

今回ご紹介しましたリモート会議で注意する点やマナーは参考になりましたか？

新型コロナウイルス禍、慣れない在宅ワークが続きますが、仕事は待ってくれません。大切なクライアントとの会議や、社内会議に在宅で出来るリモート会議は必須です。

これからの時代、在宅の仕事もますます増えてくると思われます。注意点やマナーを守って意義のある会議にしてください。